الذكاء الاصطناعي لمكاتب المحاسبة والأمانات في الجزائر

كل مكتب تحدثنا إليه يصف الشهر نفسه: نصف شهر في استلام المستندات وفرزها ومتابعتها، ثم أسبوع مضغوط من العمل المهني الحقيقي، ثم المواعيد. العمل المهني هو ما تتقاضون عنه. ونصف الشهر الذي يسبقه هو ما يجعل تقديمه مكلفاً.

المهام الثلاث التي تستحق الأتمتة

١. قراءة ما أرسله العميل

يرسل العميل ملفاً، أو ألبوم واتساب، أو علبة صور. يفتح أحدهم كل قطعة، ويستنتج ما هي، ويطبع الأرقام المطلوبة في الدفتر.

يقوم الذكاء الاصطناعي المستندي بالمرور الأول: يحدّد نوع المستند، ويستخرج المورّد والتاريخ والمرجع والمبالغ والرسم، ويتعامل مع الفرنسية والعربية في الصفحة نفسها، وينتج سطراً منظّماً جاهزاً للمراجعة. وهو يخطئ في بعضها. والمقصود أنه يقول في أيها.

لا يُقاس نظام المستندات بعدد مرات إصابته، بل بقدرتكم على الوثوق بأنه سيخبركم حين يخطئ.

٢. معرفة الناقص

أغلى جزء في الشهر ليس غالباً معالجة المستندات، بل الأخذ والرد بشأن ما لم يصل أصلاً. نظام يعرف شكل الملف المكتمل لعميل معيّن يستطيع سرد ما هو متأخر، وإبقاء تلك القائمة محدَّثة كلما وصل شيء.

هذا غير لامع، وهو عادة ما يلاحظه العملاء أكثر، لأن المتابعة تكفّ عن كونها ذاكرة أحدهم وتصير قائمة.

٣. إيجاد شيء في الأرشيف

«ماذا فعلنا لهذا العميل سنة ٢٠١٩ حين وقعت الحالة نفسها؟» اليوم هذا شخص بذاكرة جيدة ونصف بعد ظهر. ومع البحث في أرشيفكم يصير سؤالاً، وجواباً يستشهد بالملف والمستند المحدَّدين اللذين جاء منهما، لتفتحوا الأصل وتتحققوا بأنفسكم.

الاستشهاد ليس زينة هنا. جواب لا تستطيعون تتبّعه جواب لا يصلح للعمل المهني، وهذه كامل حجّة تسليم برمجيات لمهنيين يجب أن يكون عملهم دقيقاً.

ما يجب ألّا يفعله

الحد ليس مسألة قدرة، بل مسألة من يجيب عن النتيجة. مكتبكم هو الذي يوقّع. ونظام لا يمكن مساءلته ينبغي ألّا ينتج شيئاً يخرج موقَّعاً دون أن يقرأه مهني مؤهَّل أولاً.

سرية العملاء

هذا هو السؤال الذي يحسم المشروع، ويستحق جواباً صريحاً لا طمأنة.

• اسألوا أين تذهب المستندات. كل نظام ذكاء اصطناعي يرسل البيانات إلى مكان ما لمعالجتها. من حقكم معرفة أي مزوّد، وفي أي بلد، وبأي شروط احتفاظ.
• اسألوا عمّا يُحتفظ به. بعض الترتيبات تتيح احتفاظاً صفرياً لدى مزوّد النموذج. هذا موقف تعاقدي يمكنكم طلب رؤيته، لا ادّعاء تسويقياً.
• اسألوا عمّا يبقى في الداخل. بعض أجزاء العمل يمكن أن تعمل كاملة على بنيتكم التحتية. وهذا أغلى، وهو أحياناً الجواب الصحيح لمكتب لديه عملاء حسّاسون.
• اطلبوه مكتوباً. إن رفض مزوّد إدراج معالجة البيانات في العقد، فقد عرفتم ما يلزمكم.

سنعطيكم هذه الأجوبة مكتوبة قبل أي التزام، لأن مكتباً يتولّى الشؤون المالية للآخرين لا يستطيع الاكتفاء بكلمة مزوّد.

كم تكلّف المعرفة

نقطة البداية الصريحة صغيرة. خذوا عميلاً واحداً، وشهراً واحداً، ونوع مستند واحداً. قيسوا ما تكلّفه العملية الحالية بالساعات، ثم قيسوا الشهر نفسه عبر النظام. ستعرفون خلال أسبوعين إن كان التوسيع يستحق، وستعرفونه من أرقامكم لا من أرقامنا.

هذا التزام صغير عن قصد. مكتب اكتوى ببرنامج من قبل لن يوقّع، ولا ينبغي أن يوقّع، على سنة من أي شيء اعتماداً على عرض توضيحي.

اطّلعوا على صفحة الخدمة: وكلاء الذكاء الاصطناعي وأتمتة المهام في الجزائر.